Achter de schermen bij een grootschalige device-uitrol in de zorg: 2000+ laptops en smartphones vervangen
Hoe vervang je in korte tijd meer dan 2000 laptops en smartphones? En hoe zorg je dat de zorgmedewerkers moeiteloos overstappen naar een nieuwe Windows-omgeving zonder dat het werk stil komt te liggen?
Bij de Zorggroep in Venlo gebeurt het op grote schaal. Achter de schermen draait een strak georganiseerd project waarin planning, techniek en persoonlijke ontmoeting samenkomen. Voor deze zorgorganisatie was de ambitie: het vernieuwen van de volledige IT-omgeving. Denk aan nieuwe laptops, mini-pc’s en smartphones, gecombineerd met de overstap naar een moderne digitale werkplek.
Het doel van KiKS? Apparaten volledig gebruiksklaar maken, zodat medewerkers op locatie alleen nog hoeven om te ruilen en zich direct weer kunnen richten op waar het echt om draait: goede zorg.
Deze week liep ik mee om te zien hoe zo’n project er in de praktijk aan toegaat.
Over de Zorggroep
De Zorggroep is de grootste zorgaanbieder in Noord- en Midden-Limburg en biedt een breed scala aan diensten, van thuiszorg tot woon- en zorgcentra. Dagelijks vertrouwen duizenden medewerkers op digitale hulpmiddelen en mobiele apparaten om hun werk goed uit te voeren.
Zorgtechnologie speelt hierin een cruciale rol. Denk aan toegang tot cliëntinformatie, rapportages, communicatie en planning. Een goed werkende digitale werkplek is dan ook essentieel om de continuïteit en kwaliteit van zorg te waarborgen.
De uitdaging: IT-migratie in de zorg zonder verstoring
De aanleiding voor dit project ligt bij verouderde apparaten die hun levenscyclus hebben bereikt. Smartphones en laptops worden intensief gebruikt in het dagelijkse werk. Na verloop van tijd neemt de performance af, worden apparaten trager en sluiten ze minder goed aan op de behoeften van medewerkers. Binnen de Zorggroep was dit duidelijk merkbaar.
Smartphones hadden hun lifecycle van ongeveer drie jaar bereikt en werden in de praktijk als traag en minder prettig ervaren. Ook bij de laptops speelde dit probleem: een deel van de apparaten was verouderd en toe aan vervanging. Daar kwam nog een extra uitdaging bij: de overstap van Windows 10 naar Windows 11. Deze migratie vraagt niet alleen om technische aanpassingen, maar ook om een uniforme en toekomstbestendige werkomgeving voor alle medewerkers.
Niet alle laptops hoefden vervangen te worden. Een deel van de bestaande apparaten was nog geschikt en is hergebruikt. Deze laptops zijn opnieuw ingericht en voorzien van Windows 11, zodat uiteindelijk iedereen binnen dezelfde digitale werkomgeving werkt.
Een belangrijk uitgangspunt in dit project is device lifecycle management. Samen met de klant is gekozen voor een structurele aanpak waarbij apparaten iedere drie jaar worden vervangen. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers met verouderde technologie blijven werken en blijft de organisatie voldoen aan actuele security-eisen en updates.
“We willen security en updates voor zijn, en zorgen dat medewerkers altijd met goed werkende apparaten werken.”
De uitdaging zit dus niet alleen in het vervangen van duizenden devices, maar vooral in het slim en toekomstgericht organiseren van deze cyclus zonder de dagelijkse zorg te verstoren.
Van strategie tot uitvoering: zo wordt een IT-project voorbereid
Voordat de eerste laptop of smartphone wordt omgewisseld, is er al een uitgebreid traject doorlopen. Een project van deze schaal begint namelijk niet bij de uitvoering, maar bij het maken van de juiste keuzes.
Samen met de Zorggroep is gekeken naar de behoeften van verschillende medewerkers. Op basis daarvan zijn devices geselecteerd en getest in pilots. Verschillende afdelingen hebben proefapparatuur gekregen om te kijken wat het beste werkte in de praktijk.
Pas na deze testfase is de definitieve keuze gemaakt en startte de inrichting van de apparaten en de projectplanning. In de maanden voorafgaand aan de uitrol ligt de focus op communicatie, voorbereiding en afstemming.
op communicatie, voorbereiding en afstemming.
Denk hierbij aan:
- het bepalen welke medewerker welk type device krijgt.
- het inrichten van de juiste software en instellingen.
- het plannen van omwisselmomenten.
- het voorbereiden van uitzonderingen.
Deze grondige voorbereiding zorgt ervoor dat de daadwerkelijke uitrol op locatie soepel en efficiënt verloopt.
Het resultaat: een soepele overstap met oog voor de medewerker
Dankzij de gestructureerde aanpak en voorbereiding verloopt de uitrol van laptops en smartphones efficiënt en met minimale impact op de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers ontvangen apparaten die direct klaar zijn voor gebruik, waardoor zij snel weer verder kunnen met hun werk.
Op de werkvloer wordt deze aanpak overwegend positief ervaren. Medewerkers geven aan dat het omwisselmoment duidelijk is georganiseerd en dat er voldoende tijd wordt genomen voor persoonlijke begeleiding.
“Er werd echt de tijd voor je genomen. Ik wist waar ik aan toe was en binnen een halfuur was ik klaar.” Lizette
De één-op-één begeleiding speelt hierin een belangrijke rol. Door medewerkers individueel te helpen, ontstaat er rust en ruimte om vragen te stellen.
“Het is veel fijner om één-op-één geholpen te worden. Dan is er rust en kun je je eigen vragen stellen.” – Marleen
Ook de communicatie vooraf draagt bij aan een soepel verloop. Medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en hoe het proces eruitziet, wat zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen.
“Je krijgt van tevoren duidelijke informatie en het hele proces verloopt soepel. Mensen gaan hier met een glimlach weg.” – Lizette
Tegelijkertijd laat het project zien dat een IT-migratie altijd gepaard gaat met een korte gewenningsperiode. Sommige medewerkers zijn nog zoekende in de nieuwe omgeving of hebben vragen over applicaties zoals Outlook en toegang tot bestanden. Deze vragen worden grotendeels opgevangen tijdens het omwisselmoment of via nazorg, waardoor problemen snel worden opgelost en medewerkers ondersteund blijven.
Wat vooral opvalt, is dat de impact op het werk minimaal blijft. Medewerkers kunnen na het omwisselen direct verder, terwijl zij werken met snellere en modernere apparaten. Voor zorgmedewerkers is dit essentieel:
“Alles staat op mijn telefoon. Zonder telefoon kan ik mijn werk niet doen.” – Marleen
Het succes van het project zit daarmee niet alleen in de technische implementatie, maar vooral in de ervaring van de eindgebruiker. Door voorbereiding, persoonlijke aandacht en duidelijke communicatie ontstaat een soepele overgang met als resultaat tevreden medewerkers en een toekomstbestendige digitale werkomgeving.
“Een project is geslaagd als medewerkers blij zijn met hun apparaat én als we onze planning en deadlines halen.” KiKS medewerker Joey
Klaar voor een soepele IT-migratie?
Deze device-uitrol bij de Zorggroep laat zien dat een succesvolle IT-migratie draait om meer dan techniek alleen. Met de juiste voorbereiding en persoonlijke begeleiding blijft de impact op medewerkers minimaal.
Sta jij voor een vergelijkbare uitdaging? Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
